議事録係になってしまった人へ。清書はAIに任せると確認5分で終わります【プロンプト全文付き】

議事録づくりほど、時間のわりに評価されない仕事はありません。1時間の会議に対して、清書にもう1時間。私は自治会の総会でこの作業を引き受けてしまい、AIに任せる方法を本気で確立しました。

結論：録音の文字起こしさえ手に入れば、議事録の清書はAIが3分でやります。この記事では、私が実際に使っているプロンプトの全文と、議事録のテンプレートを配布します。

全体の流れ

手順2（文字起こし）は、手元にある物でできます。主なルートは3つです。

• ✓スマホの標準機能：最近のスマホは録音アプリに文字起こし機能が付いていることが多い（機種によります）
• ✓チャット型AIに渡す：GeminiやChatGPTのアプリに録音ファイルを渡して「文字起こしして」と頼む
• ✓会社がMicrosoft 365なら：Wordの「トランスクリプト（文字起こし）」機能が使える

どれでも構いませんし、精度が多少悪くても大丈夫。誤字だらけの文字起こしでも、AIは文脈で読み取って清書できます。これが人間との大きな違いです。

なお、会議がとても多い人向けには、ボタンを押すだけで録音から文字起こし・要約まで自動でやってくれる専用のAIボイスレコーダー（PLAUD NOTE〈広告〉など）も売られています。私自身はスマホ＋コピペで間に合っているのでこの記事の方法のままですが、「毎日会議があって、録音ファイルを移す作業すら面倒」という段階の人は選択肢に入れてもいいと思います。

コピペ用：議事録清書プロンプト

文字起こしのテキストを用意したら、これを貼ってください。

会議の文字起こしを渡します。以下のルールで議事録に清書してください。

【出力の形式】
1. 会議名・日時・場所・出席者
2. 決定事項（箇条書き。最重要）
3. 継続審議・保留になったこと
4. 宿題（誰が・何を・いつまでに、の表形式）
5. 次回の予定

【ルール】
・発言の一言一句ではなく、要点をまとめる
・決定したことと、意見が出ただけのことを、絶対に混ぜない
・誰の発言か文字起こしから分からない場合は「（発言者不明）」と書く
・文字起こしの誤字は文脈から修正してよいが、意味を推測で補わない
・不明瞭で判断できない箇所は【要確認】と印を付ける

【文字起こし】
（ここに貼る）

このプロンプトの肝は「決定事項と意見を混ぜない」と「分からない所は【要確認】と書かせる」の2つです。AIは空気を読んで曖昧な部分を埋めてしまうことがあるので、埋めさせない指示を先に打っておきます。

出てきた議事録の最終チェック

AIの清書は「下書き」です。配布前にここだけ確認してください。

• ✓決定事項に、実際には決まっていないことが混ざっていないか
• ✓金額・日付・人名の間違いがないか（文字起こしの誤変換が残りやすい）
• ✓【要確認】の箇所を自分の記憶か資料で埋めたか

私の経験では、この確認は5分で終わります。1時間の清書が、録音を渡して5分の確認になる。これが議事録AI化の実際の効果です。

大事な注意：会社の会議で使う前に

• ✓会社の情報を入れてよいAIかどうか、必ず職場のルールを確認してください。 会社が契約しているAI（Copilotなど）があるならそれを使うのが原則です
• ✓録音は必ず出席者の了解を取ってから
• ✓私が最初に試したのは会社ではなく自治会の総会でした。練習の場としては、町内会・PTA・サークルなど「機密性の低い会議」が最適です

おまけ：議事録テンプレート（AIを使わない日も使える）

◯◯会議 議事録
日時：2026年◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜
場所：
出席：

■ 決定事項
・
・

■ 継続審議
・

■ 宿題
| 担当 | 内容 | 期限 |
|------|------|------|
|      |      |      |

■ 次回
◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜

まとめ

• ✓文字起こしは雑でいい。清書はAIの得意分野
• ✓プロンプトの肝は「決定と意見を混ぜない」「不明箇所は【要確認】」
• ✓人間の仕事は録音・最終確認・そして会議で発言すること

議事録係が「損な役回り」でなくなると、会議への向き合い方も少し変わります。