議事録をAIに清書させる方法は以前の記事に書きました。ただ実際にやってみると、つまずくのはAIに渡したあとではなく、その手前であることが多いです。つまり「どう録るか」です。
この記事では、道具を買う前に知っておきたい判断基準をまとめます。
議事録づくりは3つの工程に分かれる
| 工程 | やること | 今の状況 |
|---|---|---|
| ① 録る | 会議の音声を残す | ここが分かれ道 |
| ② 文字にする | 音声を文章に変換する | ほぼ自動でできる |
| ③ 整える | 読める議事録の形にする | AIに任せられる |
②と③は、もう人間が頑張るところではありません。残っているのは①だけ。ここでつまずくと、後ろの工程がどれだけ自動でも意味がなくなります。
「録る」でつまずく場面
- ✓長い会議の途中で電池が切れる
- ✓参加者が多く、誰の発言か分からない
- ✓エアコンや紙をめくる音で肝心なところが聞き取れない
- ✓会議中にスマホを触りづらい雰囲気がある
- ✓録音ファイルをパソコンへ移すのが毎回面倒
最後の「ファイルを移す手間」は地味ですが、続かなくなる一番の原因です。
スマホで十分なケース
私はスマホの録音アプリで足りています。次に当てはまるなら、わざわざ道具を買う必要はありません。
- ✓1対1、または少人数の会議
- ✓時間は30〜60分くらい
- ✓静かな会議室で、話す人の近くに置ける
- ✓議事録を作るのは月に数回
スマホだと厳しくなるケース
- ✓毎日のように会議がある
- ✓大人数・広い部屋で、遠くの声を拾う必要がある
- ✓2時間を超える会議がある
- ✓ファイルの移動と整理が毎回の負担になっている
道具の選択肢を比べる
| 道具 | 費用の目安 | 得意なこと | 苦手なこと |
|---|---|---|---|
| スマホ | 0円 | すぐ始められる。追加の出費なし | 長時間・大人数。ファイルの移動が手間 |
| ICレコーダー | 数千円〜 | 電池が長持ち。音を拾う力が強い | 文字にする作業は別途必要 |
| AI搭載レコーダー | 2万円前後〜 | 録音から文字起こし・要約まで一体 | 費用がかかる |
買う前に確認したい3つ
1. 録音してよいか。会議の録音は、事前に一言ことわるのが基本です。判断の基準はその情報、AIに貼って大丈夫？にまとめました
2. 職場に持ち込めるか。会社によっては録音機器や外部機器の持ち込みにルールがあります
3. 本当に毎回使うか。月1回の会議のために買うと、たいてい引き出しの中で眠ります
専用機という選択肢
「毎日会議があって、録音ファイルを移す作業すら面倒」という段階まで来ているなら、録音から文字起こし・要約までを一台でやる専用機もあります（PLAUD NOTE〈広告〉など）。
会議の数が多い人ほど、この「ファイルを移す手間」がじわじわ効いてきます。とはいえ、いきなり買う必要はありません。まずはスマホで1回やってみて、どこが面倒だったかを確かめてからで遅くありません。
まとめ
- ✓議事録は「①録る→②文字にする→③整える」。②③は自動化できるので、勝負は①
- ✓少人数・1時間以内・月数回ならスマホで十分
- ✓毎日・大人数・長時間・ファイル移動が負担なら道具を検討する
- ✓買う前に「録音の許可」「持ち込みルール」「本当に使う頻度」を確認する
録った音声をどう議事録に仕上げるかは議事録係になってしまった人へに、コピペで使えるプロンプトつきで書いています。紙の資料を文字にしたい場合はPDFの表をExcelに転記する方法もどうぞ。